最近は、誰でもChatGPTなどの生成AIを簡単に利用できるようになりました。

例えば、会社の就業規則のPDFファイルやWordデータを生成AIにアップロードし、「法律違反になっている部分を教えて」「従業員に不利な規定を探して」と質問することもできます。

その結果、従業員から「配置転換を命じる規定は違法ではないか」「残業命令に関する規定を変更してほしい」「人事評価や懲戒処分の規定を見直してほしい」といった要求が出されることも考えられます。

しかし、生成AIが問題だと指摘したからといって、必ずしも違法とは限りません。

会社は、労働契約や法律を守ったうえで、業務上必要な配置転換や残業命令、人事評価などを行うことができます。

従業員にとって不利に感じられる規定であっても、法律上問題がなければ、従業員の希望に合わせてすべて変更する必要はありません。

 

■ 従業員が就業規則を勝手にAIに読み込ませても問題ないのか？

就業規則は従業員に周知しなければなりませんが、会社が管理する就業規則や社内資料を、会社の許可なく外部のAIサービスにアップロードすることは、情報管理上の問題となる場合があります。

特に事務職では、日常業務でパソコンを使用する機会が多く、次のような情報が簡単に外部のAIサービスへ送信されるおそれがあります。

• 就業規則や賃金規程、社内マニュアル

• 従業員の給与や人事評価、勤怠管理に関する資料

• 顧客や取引先の個人情報、契約書、取引情報

• 売上、利益、経営計画などの経営情報

• 社内会議の議事録や業務報告書、その他の社内文書

本人には悪意がなくても、「AIに内容を確認してもらうだけ」という軽い気持ちで、会社の情報を外部サービスに提供してしまう可能性があります。

生成AIサービスの利用条件や設定によっては、入力された情報が保存されたり、AIの学習に利用されたりすることもあります。

 

■ 就業規則に生成AIへの情報入力を禁止する規定を設けるべきか？

会社の許可なく就業規則や社内資料を生成AIに読み込ませたり、情報を入力したりすることを制限するため、就業規則に明確なルールを設けることをお勧めします。

例えば、就業規則や賃金規程などの社内規程、人事・労務情報、顧客情報、その他の非公開情報を、会社の許可なく外部の生成AIサービスに入力しないというルールを定めることが考えられます。

また、業務上の利用を認める場合でも、利用できるAIサービスや入力してよい情報の範囲を明確にすることが重要です。

こうした規定がないまま情報漏えいが起きると、従業員にどこまでの情報管理上のルールが周知されていたのかが問題となることがあります。

そのため、生成AIの利用に関する規定を就業規則に設け、正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトにも周知しておくことをお勧めします。

適切な規定があれば、禁止されている行為をした従業員に対して、違反内容や会社への影響に応じた注意・指導、必要な場合には懲戒処分を検討する根拠にもなります。

 

■ 従業員から就業規則の改訂要求を受けたらどうすべきか？

生成AIの法律解説には、誤りが含まれる場合があります。

指摘された条文や内容を確認し、本当に法律違反があるのか、社労士などの専門家に確認することが重要です。

法律に違反する部分については是正が必要ですが、会社の人事労務管理上必要で、法律上問題のない規定については、従業員の要求に応じて変更する必要はありません。

また、就業規則をAIに読み込ませたことが判明した場合には、どのような情報を、どのサービスに入力したのかを確認する必要があります。

ただし、従業員が就業規則について質問したり、法律上認められた権利を行使したりすること自体を禁止することはできません。

会社の情報を無断で外部サービスに提供する行為と、従業員が正当な権利を行使することは区別して考える必要があります。

 

■ 生成AI時代の企業には、新しい就業規則が必要です

一般企業では、配置転換、残業命令、服務規律、人事評価、懲戒処分など、適切な人事労務管理を行うために必要なルールがあります。

生成AIの普及によって、従業員が就業規則や労働条件について自分で調べることが容易になり、会社に対する質問や規定の変更要求が増える可能性があります。

しかし、それ以上に注意したいのが、会社の就業規則や人事情報、顧客情報、社内文書などが、知らないうちに外部のAIサービスへ提供されてしまうことです。

特に事務職では、日常的にWordやExcel、PDFなどの電子データを取り扱うため、生成AIに業務資料を読み込ませることも容易です。

これからの企業の就業規則には、従来の秘密保持や情報管理の規定だけでなく、生成AIなどの外部サービスへの社内情報の入力を制限するルールを整備しておくことをお勧めします。

ポプラ社会保険労務士事務所では、企業の実情に合わせた就業規則の作成・見直し、生成AIの利用に関する規定の整備、従業員からの就業規則変更要求への対応などについてご相談をお受けしています。